WIERINGEN - De betaalmoraal is een constante zorg voor veel bedrijven in Nederland, vooral voor het Midden- en Kleinbedrijf (MKB). Uit onderzoek van Payt blijkt meer dan de helft van alle facturen niet op tijd werd betaald, wat een significante impact heeft op de cashflow en de bedrijfsgezondheid. Een effectief debiteurenbeheer kan dit probleem aanzienlijk verminderen. Hier zijn enkele strategieën en tips om de efficiëntie van het debiteurenbeheer te verbeteren en de cashflow te waarborgen.

Consistente opvolging

Openstaande facturen moeten consistent worden opgevolgd. Stuur herinneringen op vaste tijden uit en breng deze duidelijk onder de aandacht van de debiteur, bijvoorbeeld via SMS of e-mail. Debiteurenbeheer uitbesteden met automatiseringssoftware kan dit proces vergemakkelijken en zorgt ervoor dat debiteuren sneller betalen na een herinnering.

Factureer op de juiste manier

Zorg ervoor dat facturen op een manier worden aangeleverd die bij de voorkeuren van de klant past. Sommige klanten willen bijvoorbeeld een getekende urenstaat of een specifiek inkoopnummer zien, anderen geven de voorkeur aan digitale facturen boven fysieke. Als facturen aan de specifieke wensen van de klant voldoen, vergroot dit de kans op tijdige betaling.

Overzicht van openstaande facturen

Het hebben van een actueel overzicht van openstaande facturen is essentieel om controle te houden over debiteurenbeheer. Het kan helpen om tijdig in te grijpen wanneer betalingen achterblijven. Hiermee wordt voorkomen dat je te laat bent met het nemen van noodzakelijke maatregelen.

Maak een plan

Een gestructureerd plan voor het opvolgen van facturen kan helpen om het debiteurenbeheer efficiënt te houden. Het plan kan bijvoorbeeld omvatten wanneer herinneringen worden verzonden, wanneer telefonisch contact wordt opgenomen, en wanneer een incassobureau wordt ingeschakeld.

Wees vriendelijk en duidelijk

Het is belangrijk om helder en transparant te zijn over de afspraken en de gevolgen van het niet nakomen daarvan. Echter, blijf altijd vriendelijk en professioneel in de communicatie. Vaak leidt een positieve benadering tot betere resultaten dan een agressieve aanpak.

Schakel op tijd een incassobureau in

Als alle bovenstaande stappen niet tot betaling hebben geleid, is het tijd om een incassobureau in te schakelen. Dit moet echter als laatste redmiddel worden gebruikt, aangezien dit extra kosten met zich meebrengt en de relatie met de klant kan beïnvloeden.

Bij debiteurenbeheer gaat het er niet alleen om snel betaald te krijgen, maar ook om een positieve relatie met klanten te onderhouden. Door de juiste balans te vinden tussen deze twee doelen, kunnen bedrijven hun cashflow verbeteren zonder de klanttevredenheid in gevaar te brengen. Het is een voortdurende uitdaging, maar met de juiste strategieën en technieken kan elk bedrijf zijn debiteurenbeheer verbeteren.